Comment utiliser Slack ?

Lancée en 2013, Slack est une application de messagerie professionnelle interne au lieu de travail, qui permet d’organiser des espaces de discussion. Si votre boîte de réception continue de se remplir de mails qui s’empilent. Mais aussi que vous ne parvenez jamais à retrouver l’information que vous recherchez, Slack pourrait être votre solution.

Avant de vous présenter Slack, découvrez plus en détail ce dont il s’agit !

Slack est un espace organisé où tous vos collègues peuvent communiquer par messagerie instantanée et chat en direct. Cela évite le traditionnel courrier électronique et permet de garder une trace claire de ce qui a été discuté, accompli et de ce qui nécessite une attention particulière en temps réel. Vous saisissez ? Il est certain que vous comprendrez mieux à la fin de cet article, lorsque vous saurez comment utiliser Slack.

Avec la prolifération des écrans, Slack permet de télécharger facilement des fichiers de n’importe où, y compris des ordinateurs de bureau traditionnels, et d’accéder à des feuilles de calcul et tous les autres documents habituels. Dans la suite, nous vous expliquons comment utiliser Slack étape par étape. Si vous vous demander encore pourquoi avoir Slack, voici tous les avantages qu’il propose.

La première chose avant de savoir comment utiliser Slack : l’installer

Slack peut être exécuté en mode navigateur si vous ne souhaitez pas l’installer, mais télécharger la dernière version de Slack rapidement et facilement vous permet de tirer le meilleur parti de votre expérience. La version gratuite est tout ce dont vous avez besoin pour commencer.

Assurez-vous de télécharger l’application de bureau principale sur votre ordinateur de bureau, et ajoutez des applications mobiles sur vos autres appareils pour faciliter la connexion où que vous soyez, sur iPhone, Android et Windows Phones.

Constituez votre équipe !

Après une inscription facile, il est temps de passer à la phase de création de l’équipe. C’est là que vous entrez simplement votre adresse e-mail et suivez quelques étapes simples à partir de là. Un e-mail de confirmation arrivera dans votre boîte de réception avec un code à saisir.

Des instructions étape par étape vous conduiront à des pages où vous pourrez choisir un nom d’utilisateur, un mot de passe et un nom d’équipe. C’est parti !

Invitez votre équipe avant de découvrir comment utiliser Slack plus précisément !

Il est maintenant temps d’inviter les membres de votre équipe sur votre toute nouvelle page d’équipe. Faites-le à partir de la page Invitations, et vous saurez rapidement comment utiliser Slack.

Cliquez sur le nom de votre équipe dans Slack pour ouvrir votre menu d’équipe. De là, sélectionnez l’option Inviter des personnes. Invitez les membres en saisissant leur adresse électronique, leur prénom et leur nom de famille.

Si vous souhaitez inviter plusieurs personnes à la fois, cliquez simplement sur « Ajouter une autre personne » ou invitez les membres de l’équipe en bloc en sélectionnant « Inviter plusieurs personnes à la fois ».

En autorisant l’inscription par courriel dans les paramètres du mode d’inscription de l’équipe sur la page des paramètres de l’équipe, les nouveaux membres peuvent créer un compte Slack. Chaque nouveau membre de l’équipe recevra un lien de validation par courriel pour vérifier son identité avant de pouvoir créer son compte.

Les nouveaux membres de l’équipe recevront une invitation à cliquer dans leur boîte de réception. Tout ce que les membres ont à faire est de s’inscrire pour rejoindre la conversation en utilisant leur adresse e-mail professionnelle. En cliquant sur modifier/ajouter, vous pouvez ajuster manuellement les canaux que les nouveaux membres de votre équipe rejoindront automatiquement lors de la première ouverture de Slack.

Mais nous reviendrons plus tard sur les canaux. Pour l’instant, cliquez sur le bouton « Inviter » après avoir saisi les adresses électroniques et les noms corrects. Vous commencez à savoir comment utiliser Slack.

Vous pouvez suivre les invitations à partir de la page « Invitations » pour contrôler ligne par ligne les invitations en attente et acceptées. De là, vous pouvez renvoyer et révoquer les invitations en cliquant sur le nom d’un membre de l’équipe.

Les canaux

Une fois que vous avez franchi les trois premières étapes de la création d’un administrateur, vous êtes prêt à vous concentrer sur la création de canaux. C’est le cœur de Slack, et probablement le premier moment où vous comprendrez comment utiliser Slack.

La majorité des conversations que vous trouverez sur Slack sont organisées en canaux publics – des endroits où toute personne invitée de votre équipe peut rejoindre et voir la correspondance autour d’un fil/idée/tâche spécifique.

Les messages privés sont également une option pour limiter et cibler la messagerie, mais Slack est essentiellement un modèle de communication d’entreprise collaboratif et transparent.

Les canaux publics permettent à quiconque y a accès de visualiser rapidement l’état d’avancement d’un projet à travers toute la correspondance de l’équipe, de voir quand une nouvelle personne se joint à l’équipe et de visualiser toutes les informations nécessaires dans un format optimisé et facile à digérer.

Pour la création de canaux publics et privés, l’étape suivante consiste à choisir un nom de canal unique. Quelque chose qui décrit le sujet de la conversation pour cette zone jusqu’à 21 caractères de longueur. Votre nouveau nom de canal peut inclure des chiffres, des lettres minuscules et des traits d’union.

Slack exige que deux canaux ou noms d’utilisateur ne soient pas identiques. Certains noms sont réservés par Slack et ne peuvent jamais être utilisés, notamment les variantes de Delete, Me, Slackbot, Day, Channel, Edit, et Archived.

Comment choisir le nom d’un canal ?

N’y pensez pas trop, trouver le meilleur nom pour votre canal est un processus rapide qui ne vous aidera pas davantage à comprendre comment utiliser Slack.

Une fois que vous avez donné un nom à votre nouveau canal, vous pouvez sélectionner les personnes que vous souhaitez rejoindre. Invitez les membres de l’équipe en parcourant la liste de la boîte d’invitation ou tapez n’importe quel nom. Vous pouvez toujours ajouter d’autres membres ultérieurement, au fur et à mesure que votre organisation et vos rôles se développent. Si vous souhaitez savoir comment bien vous organiser sur Slack, voici des conseils.

Définissez votre objectif

Il est possible d’attribuer un objectif de canal pour mieux aider votre équipe à évaluer les canaux à rejoindre. Choisissez l’option “ajouter un objectif” pour le spécifier. Vous commencez à comprendre comment utiliser Slack…

Le canal dans lequel vous vous trouvez actuellement apparaît en surbrillance dans la liste de gauche. Pour naviguer d’un canal à l’autre, il suffit de cliquer sur le nom du canal dans lequel vous souhaitez entrer. Lorsque le nom d’un canal apparaît en caractères gras, cela signifie qu’il y a une nouvelle activité dans ce canal. Vous savez maintenant mieux comment utiliser Slack !

Apprenez à envoyer et recevoir des messages

L’envoi et la visualisation faciles de messages dans Slack sont la raison d’être de ce service. Pour envoyer un message depuis la version de bureau, il suffit de taper votre texte en bas de l’écran dans le formulaire et d’appuyer sur Entrée. Votre nouveau message apparaîtra pour que tout le monde puisse le voir dans le canal.

Si vous commencez à taper un message et que vous le quittez avant de l’envoyer, il sera enregistré comme brouillon et la petite icône en forme de crayon apparaîtra à côté du canal ou du message direct dans lequel vous écriviez pour vous le rappeler.

Savoir encore mieux comment utiliser Slack : revenir en arrière

Pour modifier votre message le plus récent sur le canal dans lequel vous vous trouvez, il suffit d’appuyer sur la flèche vers le haut et Slack vous permet de faire des changements.

Pour modifier des messages plus anciens dans la version de bureau, et savoir ainsi comment utiliser Slack à la perfection, placez votre curseur sur le texte incriminé et cliquez sur le petit menu à icône en forme de rouage qui apparaît. Pour les utilisateurs de mobiles, tapez et maintenez le message pour obtenir un menu magique permettant de corriger vos fautes de frappe.

Télécharger des fichiers importants

Vous pouvez facilement télécharger des photos, des fichiers PDF ou des documents importants d’une taille maximale de 1 Go vers Slack en cliquant sur l’icône + située à gauche de votre boîte de messages.

Vous pouvez également partager et télécharger des fichiers en les faisant glisser et en les déposant directement dans le canal.

Lorsque vous téléchargez un fichier, Slack vous demande où vous souhaitez le partager. Vous pouvez personnaliser les titres, commenter et même garder les téléchargements privés en décochant l’option Partager dans. Pour sauter cette étape, maintenez la touche Majuscule enfoncée tout en déposant un fichier pour le télécharger instantanément.

Vous vous demandez encore comment utiliser Slack avec des fichiers téléchargés à partir de la plateforme ? Si vous téléchargez un fichier à partir de Slack, vous pouvez choisir un emplacement par défaut où vous souhaitez que les fichiers soient enregistrés dans la section Avancé de vos préférences, qui se trouve dans le menu Équipe.

Vous pouvez également installer Dropbox via le répertoire d’applications de Slack à partir de la page de l’application Dropbox en quelques étapes simples. Vous savez maintenant à la perfection comment utiliser Slack !