Comment créer une facture sur Excel ? Découvrez notre guide pratique

Excel est un programme du Backoffice qui pourra vous être utile afin de créer une facture dans les meilleures conditions. En tant que Freelance, il est certain que vous avez besoin de créer des factures afin de facturer vos clients pour clôturer vos missions et être rémunéré en conséquent. Or, si vous débutez, vous vous posez certainement la question : comment créer une facture sur Excel ? Nous vous livrons toutes les étapes dans cet article !

A quoi sert une facture ?

Avant de vous poser la question : comment créer une facture sur Excel, il est indispensable de connaître le rôle de la facturation. En effet, une facture revêt différentes fonctions : comptable, économique, mais également fiscale. En effet, établir une facture permet de justifier le prix d’une prestation afin de vous faire rémunérer. Il s’agit d’une preuve de votre travail qui sert afin de pouvoir recevoir votre rémunération en Freelance. Une facture est obligatoire dès lorsqu’il y a un travail, une vente ou une prestation réalisée entre deux personnes.

Les éléments obligatoires d’une facture

Créer une facture sur Excel va vous demander d’y faire apparaître des éléments obligatoires :

• Noms et adresses des deux parties (fournisseur et client)
• Numéro SIRET
• Numéro de TVA Intracommunautaire
• La date de la vente ou bien de la prestation de service réalisée
• Un numéro unique qui suit une chronologie bien précise
• La quantité de prestations ou ventes réalisées
• La dénomination de la prestation ou du produit vendu
• Le prix unitaire Hors Taxe
• La date du paiement
• L’exonération de TVA (ce qui est le cas dans certaines activités Freelance)

Pourquoi utiliser Excel pour vos factures ?

Excel est un programme de calculs des plus complets de Microsoft Office. Aussi, avant de savoir comment créer une facture sur Excel, il est important d’en comprendre les avantages.

Une facturation simple et rapide

Créer une facture sur Excel vous permettra de profiter d’une prise en main facile et rapide. Tout est disponible afin de vous permettre de créer une facture sur Excel qui répondent à toutes les obligations en vigueur. Même si possédez peu de connaissances en informatique, il vous sera réellement possible de créer votre facture sur Excel sans prise de tête. En effet, vous pourrez avoir accès à des modèles de factures sur Excel prédéfinis afin de vous faciliter le travail. Toutes les formules de calculs comme la trame seront déjà réalisées et vous n’aurez donc qu’à remplir les champs qui vous intéressent. Excel est un outil réellement intuitif et idéal pour profiter d’un système de facturation simple.

Un système de facturation économique

De plus, créer une facture sur Excel est un bon moyen de faire des économies sur votre budget. Un avantage intéressant, notamment si vous lancez à peine votre activité Freelance. Il n’est en effet pas nécessaire de devoir investir dans un logiciel de facturation sophistiqué pour créer des factures de base. Aussi, comme ce programme est prévu dans votre backoffice, vous pourrez l’utiliser sans limite et sans dépenses pour votre activité Freelance.

Choisir un modèle de facturation existant

Afin de vous aider à savoir comment créer une facture sur Excel, le programme vous a prévu des modèles de facturation prédéfinis. Ainsi, cela vous permettra d’avoir une trame existante et de la retravailler en fonction de vos besoins pour la personnaliser.

Trouver votre modèle de facture

Pour créer votre facture sur Excel, vous devrez choisir le bon modèle. Cette démarche nécessite d’avoir une connexion Internet afin de pouvoir accéder aux contenus. Vous devrez donc taper le mot « factures » dans la barre de recherches et taper sur « entrée ». Cliquez alors sur le modèle de facture qui vous convient afin qu’il apparaisse à l’écran. Cliquez alors sur « créer » pour que ledit modèle s’ouvre dans le programme.

Modifier le modèle de facture existant

Afin de pouvoir créer votre facture sur Excel, vous devrez donc modifier le modèle existant choisi. Doublecliquez sur le texte que vous désirez modifier (comme par exemple les coordonnées de votre entreprise). Faites de même dans tous les champs contenant des informations à modifier.

Etablir votre facture

Une fois que vous aurez modifié toutes les informations, il vous suffira de rentrer les prestations et ou ventes réalisées avec leur prix à l’unité et le prix total. Grâce à un modèle déjà existant, vous n’aurez aucune formule à remplir puisqu’elles sont déjà présentes. Ainsi, les calculs se réaliseront automatiquement dès lors que vous aurez rentré vos valeurs.

Enregistrer votre facture

N’oubliez surtout pas de bien enregistrer votre facture sur Excel en cliquant sur l’onglet « fichier » puis sur « enregistrer sous ». Il vous faudra nommer votre document et l’enregistrer dans un dossier de destination. Votre facture sur Excel est donc prête à être envoyée !

Créer entièrement une facture sur Excel

Comment créer une facture sur Excel ? En la créant entièrement, si vous en possédez les connaissances et capacités. Si vous vous sentez capable, vous n’aurez pas besoin d’utiliser un modèle préétabli. Ce qui vous permettra de créer une facture sur Excel unique et totalement personnalisée.

Ouvrir une feuille de calcul vierge

Pour créer une facture sur Excel de A à Z, vous devrez donc cliquer sur « nouveau classeur » afin d’ouvrir une feuille de calcul vierge. Le bouton se situe en haut et à gauche de votre écran (dans l’onglet « nouveau »).

Remplir votre facture

Il vous sera donc possible de remplir votre facture sur Excel en commençant par l’en-tête car, elle doit obligatoirement comporter les éléments suivants :

• La dénomination sociale de votre entreprise + logo (si vous en possédez un)
• La nature de la facture
• Le numéro de la facture
• La date d’émission

Vous devrez également faire figurer les coordonnées de votre client (comme son nom, son adresse, son numéro SIRET) que vous pourrez faire apparaître juste après votre en-tête. Il vous suffira pour cela de remplir les cases d’Excel ou d’y insérer une zone de texte.

Rédiger le détail de la prestation ou du produit vendu

Créer une facture sur Excel c’est également y inclure le détail de la prestation ou du produit vendu. Il est préférable d’insérer alors un tableau en surlignant les cases sur lesquelles vous désirez qu’il apparaisse. Vous devrez alors cliquer sur le bouton « insertion » puis « tableaux » en créant sept colonnes (désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, total TVA et total HT). Remplissez alors les différentes cases avec la prestation ou le produit que vous avez fourni.

Faire apparaître le montant global de la facture

Une fois toutes les prestations de services ou produits notés, vous pourrez passer au montant global de votre facture sur Excel. Ce prix devra de préférence être noté tout en bas de votre tableau, sur la dernière colonne de droite. Pour cela, vous ne devrez pas hésiter à utiliser une formule de calcul afin de vous faire gagner un temps précieux. En effet, la fonction SOMME va vous être particulièrement utile pour cumuler tous les montants de votre tableau. Prenons un exemple simple : si vous avez facturé une mission ou un produit dans la cellule D3, une autre dans la cellule D4, et encore une autre dans la cellule D5, il vous suffira d’écrire la formule suivante dans la case du montant total à payer : =SOMME(D3:D4). Dans le cas d’une prestation payée à l’heure, suivez l’exemple suivant : pour une prestation de 2 heures pour 20 heures, vous devrez noter 20 dans la cellule D3 et 2 dans la cellule D4. Enfin, dans la cellule D5, vous devrez noter la formule de calcul suivante : =D3*D4. Cela vous permettra de calculer automatiquement le montant total à payer pour cette facture sur Excel.

Faire apparaître la date présumée du paiement

Au bas de votre facture sur Excel, vous devrez également faire obligatoirement apparaître la date présumée du paiement. Cela veut dire la date à laquelle le paiement de votre facture aura lieu. Il vous sera également possible d’ajouter des mentions particulières, comme par exemple, les modes de paiement acceptés ou encore, les conditions pour un escompte ou les pénalités en cas de retard de paiement.

Enregistrer la facture sur Excel

Prenez bien le soin de bien relire votre facture sur Excel afin de vous assurer qu’il n’y a aucune erreur de frappe ou de chiffres. Vous pourrez alors enregistrer votre facture sur Excel en lui donnant un nom simple à identifier. Au fil des années, les factures vont en effet s’accumuler et il sera important que vous puissiez facilement vous y retrouver. Pour cela, il vous suffira de cliquer sur l’onglet « fichier » puis sur le bouton « enregistrer sous ». Notez alors le nom de votre facture, choisissez un dossier de destination et cliquez de nouveau sur « enregistrer ». Vous avez donc créé votre facture sur Excel et vous pourrez l’envoyer à votre fournisseur ou client sans plus attendre !