Comment créer un bon devis sur Excel ? Découvrez notre guide pratique

Dans votre activité Freelance, il est fort probable que vous deviez créer des devis. Ces documents sont effet indispensables pour honorer la vente d’un produit ou d’une prestation de service. Aussi, l’outil Excel vous sera réellement utile afin de créer des devis de qualité, qui sauront séduire vos clients. Si vous vous posez la question : comment créer un bon devis sur Excel ? Nous vous expliquons tout en détails dans cet article.

Comment créer un bon devis sur Excel ? : A quoi sert un devis ?

Avant de vous demander comment créer un bon devis sur Excel, il est utile d’en comprendre avant tout le rôle. C’est un document qui permet de récapituler le prix unitaire et le montant global des produits ou services que vous vendez. Même si ce document n’est pas obligatoire, il est souvent recommandé dans une activité Freelance afin d’obtenir un contrat.

Devis payant ou gratuit : à vous de choisir

Bien souvent, un devis est remis gratuitement à un potentiel client afin de l’inciter à acheter ou consommer. Or, il vous est possible de créer un bon devis sur Excel payant. En effet, vous avez passé du temps à le rédiger et vous pouvez exiger une rémunération en contrepartie. En revanche, vous devrez prévenir le client afin qu’il vous donne son accord.

Les mentions obligatoires d’un bon devis

Pour créer un bon devis sur Excel, vous devrez faire figurer des mentions obligatoires. En effet, pour que ce document soit légal, il doit contenir :

• Les coordonnées de votre entreprise
• Les coordonnées du client
• Le numéro du devis
• La date de création du devis
• La désignation précise des produits ou services à vendre
• Le prix unitaire de chaque produit ou prestation
• Le montant de la TVA
• Le montant total
• La date et le lieu de livraison ou de la mission
• Le moyen de paiement
• Le temps de validité
• La signature du client, précédée de la mention suivante : “bon pour accord”
• La signature du prestataire

Un véritable engagement commercial

Créer un bon devis sur Excel c’est également profiter d’un véritable engagement commercial. En effet, ce document a pour mission de protéger les intérêts de chacun dans le cadre d’un litige.

Pourquoi utiliser Excel pour créer un bon devis ?

Excel est un outil de calculs disponible dans le backoffice de Windows. C’est un logiciel très utilisé par les consommateurs pour réaliser différentes tâches, notamment créer un bon devis.

Un outil facile à prendre en main

Créer un bon devis sur Excel vous permettra tout d’abord de profiter d’un outil très facile à prendre en main. En effet, ce logiciel de Microsoft Office a été élaboré de manière intuitive afin de pouvoir s’adresser à un large public. Ainsi, vous pourrez facilement créer un bon devis sur Excel, sans compétences particulières en informatique.

Un outil réellement économique

De plus, créer un bon devis sur Excel vous permettra de faire de belles économies sur votre budget. Par rapport à certains logiciels de devis et facturation, Excel est réellement abordable puisqu’il fait partie de votre backoffice. Aussi, si vous débutez dans une activité Freelance, il vous sera très utile comme système de facturation.

Télécharger un modèle de devis déjà existant

Si vous désirez gagner du temps pour savoir comment créer un bon devis sur Excel ? Sachez tout d’abord que vous aurez la possibilité de télécharger des modèles existants. Pour cela, vous devrez posséder une connexion Internet afin de pouvoir accéder aux contenus en ligne.

Choisir un modèle de devis en ligne

Vous devrez donc taper le mot « devis » dans la barre de recherches et de taper sur « entrée ». Ensuite, cliquez sur le modèle de devis qui vous convient pour le sélectionner. Enfin, cliquez sur « créer » pour que votre modèle s’ouvre dans Excel.

Modifier votre modèle de devis

Afin de pouvoir créer un bon devis sur Excel, vous devrez donc modifier le modèle existant sélectionné. Doublecliquez sur le texte que vous désirez modifier (comme par exemple les coordonnées de votre entreprise et renouveler l’opération pour tous les champs à remplir.

Etablir votre devis

Lorsque toutes les informations seront modifiées, il vous suffira de rentrer les prestations et ou ventes réalisées avec leur prix à l’unité et le montant global. Grâce à un modèle déjà existant, vous n’aurez aucune formule de calculs à remplir puisqu’elles ont déjà été ajoutées. Cela vous fera gagner un temps considérable pour créer un bon devis sur Excel.

Enregistrer votre devis

Surtout, n’oubliez pas d’enregistrer votre devis sur Excel une fois que vous aurez fini de l’établir. Pour cela, vous devrez le nommer avec un titre facile à identifier et à comprendre afin de le retrouver rapidement. Il vous suffira juste de choisir un dossier de destination et de cliquer sur « enregistrer ».

Créer votre devis sur Excel par vos propres moyens

Si vous possédez les compétences nécessaires et que vous disposez de temps, vous pourrez créer un bon devis sur Excel.

Ouvrir une feuille de calcul vierge

Pour créer un bon devis sur Excel par vos propres moyens, vous devrez cliquer sur « nouveau classeur » afin d’ouvrir une feuille de calcul vierge. Le bouton est situé en haut, à gauche de votre écran (dans l’onglet « nouveau »).

Préparer l’en-tête du devis

Comment créer un bon devis sur Excel ? C’est tout d’abord créer l’en-tête de votre document en faisant figurer les informations obligatoires. Pour cela, vous devrez écrire l’intitulé et le numéro de votre devis sur Excel. Attention, le numéro de votre devis sur Excel doit suivre une logique chronologique bien précise. Juste en-dessous, noter la date de création de votre devis. En-dessous de la date, de préférence sur la gauche, faites apparaître toutes les coordonnées de votre entreprise (nom, adresse, mais également le numéro SIRET). Sur la droite de votre document, noter les coordonnées du client (nom, adresse, numéro SIRET dans le cas d’un professionnel).

Etablir votre devis sur Excel
Comment créer un bon devis sur Excel, c’est également intégrer un tableau qui reprendra vos services ou produits. Pour cela, vous devrez sélectionner les cases où vous désirez créer votre tableau. Cliquez ensuite sur le bouton « insertion » puis « tableaux » afin de créer 5 colonnes. A savoir :

• La liste des prestations ou des produits à vendre
• Le volume prévu pour chaque service ou produit
• Le prix unitaire hors taxes (HT) pour chaque volume
• Le montant de la TVA pour chaque volume
• Le montant toutes taxes comprises (TTC) pour chaque volume

Il sera important pour créer votre devis sur Excel de faire apparaître une ligne des montants totaux pour chaque colonne. A savoir : le volume total, le montant HT global, la TVA totale et le montant TTC total. En utilisant la fonction gras d’Excel, mettez en avant le montant total TTC, cela permettra à votre client de bien le voir dès la première lecture de votre devis sur Excel.

Les mentions légales à faire paraître sur votre devis sur Excel

Pour savoir comment créer un bon devis sur Excel, vous devrez bien faire apparaître toutes les mentions légales. Pour cela, sautez quelques lignes suite à votre tableau et noter sous forme de liste les éléments suivants :

• Date et adresse de la livraison ou du lieu de la prestation de service
• Les différentes modalités de paiement
• Le délai de paiement (et dans le cas échéant, les échelonnements du paiement)
• Les pénalités si retard de paiement
• La durée de validité de votre devis
• Votre signature
• Une partie pour la signature du client

Il sera important de clôturer votre devis sur Excel par la mention suivante : « Bon pour accord / acceptation du devis en date du : … », afin que le document soit légal.

Enregistrer votre devis sur Excel

Créer un bon devis sur Excel est donc facile car, vous avez terminé ! Il vous suffira simplement d’enregistrer votre document en cliquant sur l’onglet « fichier » puis sur le bouton « enregistrer sous ». Notez alors le nom de votre devis sur Excel avant de choisir un dossier de destination et cliquez de nouveau sur « enregistrer ».

Un bon devis sur Excel en tant qu’autoentrepreneur

Si vous exercez votre activité Freelance sous le statut d’autoentrepreneur, un élément important doit figurer sur votre devis sur Excel. Celui-ci sera le même qu’un devis classique sauf la fin qui va changer. En effet, vous évoluez en franchise en base de TVA, ce qui veut dire que vous en êtes exempté. Aussi, à la fin de votre devis sur Excel, vous devrez bien noter : « TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts ». Si cette mention obligatoire n’apparaît pas, votre document ne peut pas être considéré comme valide et peut être refusé par votre prospect. De plus, la colonne TVA ne devra pas apparaître dans votre tableau car, vos services n’y sont pas soumis.